Coaching de equipos: Performance en las reuniones

¿Cómo son tus reuniones hoy en día?

No estoy descubriendo un secreto cuando hablo de la cantidad de tiempo que dedican y que pierden las empresas en reuniones. La mayoría de las veces estas reuniones son demasiado largas, no hay un objetivo claro, no se llega a ningún resultado, hay un interés individual más que colectivo, no se cierran compromisos e incluso pueden ser un foco de conflicto. Todos identificamos algunos de estos puntos, pero no sabemos qué podemos hacer para cambiarlos.

En el artículo de hoy hablaremos de otro modelo de reuniones, de cómo gestionar mejor el tiempo, mejorar las interrelaciones para que esto permita a los equipos descubrir su propia guía, su modo de hacer y volverse así, más responsables, autónomos y efectivos.

Lo que se vive en las reuniones cada día, de manera fractal es lo que se vive en la empresa de manera global. Y para poder cambiar la manera de ser de una empresa, debemos cambiar sus reuniones.

Gracias a las reuniones delegadas, desde Amagi, hemos acompañado a muchas empresas a emprender este cambio. La transformación es ya una realidad y muchas empresas se han dado cuenta que no solo es necesaria, sino que es una oportunidad.

¿Cuándo quieres empezar?

Quizás el punto de partida sea cuestionarse el ADN de la empresa en la que trabajamos, a través de las siguientes preguntas que hemos tomado prestadas del libro, La transformación de las empresas al servicio del siglo XXI, de Claude Arribas:

  • ¿Cuánto tiempo duran tus reuniones? ¿Son demasiado largas, demasiado cortas?
  • ¿Qué tipo de decisiones se toman?
  • ¿Cuánto tiempo pasa reunido un mando intermedio a la semana? ¿Y un líder? ¿Y un colaborador?
  • ¿Qué permitirían resolver en su organización unas convocatorias claras y precisas?
  • ¿Se cuestionan las decisiones adoptadas?  ¿Se aplican, o con demasiada frecuencia la única decisión real es la de programar una o varias reuniones más?
  • ¿Las decisiones ya han sido tomadas antes de la reunión o se han tomado en los pasillos, en privado?
  • ¿El líder de la reunión está demasiado presente? ¿Sin él, no se hace nada?
  • ¿Impiden las emociones el buen desarrollo de la reunión o se ponen al servicio de la transparencia, del intercambio y de la calidad de las decisiones?
  • ¿Está la cultura de trabajo de la empresa suficientemente orientada al cliente?

Las reuniones son competencia de todos y cada uno de los integrantes de una empresa, desde el CEO hasta la última persona que se ha incorporado al equipo.

Solo tomar conciencia sobre la responsabilidad que todos tienen para conseguir que las reuniones sean claras, con objetivos definidos y que finalicen con una o dos acciones precisas, puede ser el punto de partida de la transformación.

Y es aquí donde entra la labor del coach sistémico.

Como ya hemos adelantado, en Amagi acompañamos a las empresas con el sistema de proceso de reuniones delegadas creado por Alain Cardon, en el que se asignan cuatro roles:

  • Facilitador (interrelación y liderazgo participativo).
  • Empujador de decisiones (calidad de la decisión y liderazgo directivo).
  • Time keeper (gestión del tiempo y liderazgo persuasivo).
  • Co-coach (aprendizaje continuo y liderazgo delegativo).

La primera función de una reunión es permitir la toma de decisiones colectivas, a fin de dirigir la acción y, por tanto, los resultados en conjunto. Los tres primeros roles lo permiten a través de su papel y actuación en la reunión, observando e invitando la participación total de todos los miembros que asisten a la reunión (papel del facilitador), conduciendo al equipo hacia decisiones específicas que permitan emprender acciones concretas e inmediatas (papel del empujador) y controlando el tiempo de manera eficaz (time keeper).

El líder permite que el equipo tome decisiones, delegando su poder y permitiendo pasar del control a la corresponsabilidad del equipo, respeto y la escucha.

El co-coach al final del día se encarga de dar una opción de mejora a cada participante en la reunión, lo que va a permitir el crecimiento del propio co-coach y de sus compañeros, invitándoles a buscar la excelencia en su próxima actuación.

Los roles delegados ayudan a introducir algunos adjetivos que forman parte intrínseca de la transformación de las empresas de la era digital: circularidad, autonomía, responsabilidad, visión del error y adopción de riesgos. Todos ellos permiten crear un nuevo paradigma dentro del esquema de la empresa.

La semana pasada desde @amagi_personas.equipos (Instagram) compartimos una foto de Javier Garzas que nos encantó; la comparación entre agile y fitness.  Creemos que también puede adaptarse a nuestro concepto de trabajo en reuniones delegadas:

  • Cada reunión es un entrenamiento, para volverse más efectivos,
  • Los diferentes roles permiten la multifuncionalidad y practicar en cada reunión.
  • Mejora según tu nivel y piensa siempre en superarte, gracias a las invitaciones de mejora del co-coach al final de cada reunión.
  • Cuenta con un entrenador. Los asistentes son los entrenadores que van mejorando cada vez aprendiendo de sus errores y permitiendo el crecimiento personal y del equipo.

Tenemos la certeza y estamos comprometidos con la transformación de las empresas en la era digital. Muchas empresas ya han hecho este cambio o están en ello, pero ¿cuántas empresas están manteniendo el ADN con el cual nacieron en plena era industrial y desean ser más innovadores, más autónomos, más responsables, menos controladores, más delegativos, más circulares, más transversales…?

¿Hasta dónde quieres llegar con tu empresa?

¿Ha llegado el momento del cambio?

Si es así, en Amagi contamos con un excelente equipo de coaches para acompañarte en tu transformación.

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